Toda academia tem pelo menos uma unidade — ela existe desde os primeiros passos, mesmo que você nunca pense nela. Abrir a segunda é o momento em que esse conceito sai do fundo e passa a organizar quase tudo: aluno pertence a uma unidade, staff atua em unidades, aula acontece numa unidade e o relatório separa por unidade.
O que cada unidade guarda
Abrindo uma unidade, você encontra quatro abas, e cada uma resolve um problema diferente.
- Dados — nome, razão social, CNPJ, fuso horário e endereço completo. Rede que atravessa estados precisa do fuso certo em cada uma: é ele que decide a que horas a aula das 19h realmente é.
- Horário — o funcionamento da unidade, dia a dia.
- Contrato — qual contrato de prestação de serviço esta unidade usa. Várias unidades podem compartilhar o mesmo.
- QR Code — o QR estático que o aluno escaneia pra registrar presença.
O endereço vira localização no mapa
Ao salvar o endereço, o painel converte ele em coordenadas e passa a mostrar um link pro mapa. Se aparecer "ainda não geocodificado", é só salvar o endereço de novo — costuma ser endereço incompleto demais pra localizar.
Nomear direito importa mais do que parece
O nome da unidade aparece em toda tela filtrável do painel, no seletor de unidade da equipe e nos relatórios. Nome que descreve o lugar — "Centro", "Zona Sul", "Barra" — funciona; "Unidade 2" obriga todo mundo a decorar qual é qual.
O que muda na operação
A partir da segunda unidade, algumas coisas que antes eram automáticas passam a exigir decisão:
- Cada membro da equipe passa a ter unidades por função. Quem não tiver vínculo definido enxerga todas — o que numa rede raramente é o que se quis dizer.
- As modalidades são vinculadas por unidade, com capacidade própria em cada uma. A matriz pode ter pilates sem que a filial tenha.
- A grade de aulas é por unidade e por modalidade, com professores que precisam estar vinculados àquela unidade pra poderem ser escalados.
- Planos e pacotes continuam sendo da rede inteira, mas o pacote pode ser restrito à unidade de compra.
- Taxas de recebimento e gateway aceitam configuração específica por unidade, que vence a da rede.
O aluno pertence a uma unidade
Todo aluno tem uma unidade principal, definida no cadastro ou na importação. É ela que decide em qual lista ele aparece e qual equipe consegue vê-lo. Aluno que treina nas duas continua vinculado a uma só — quem muda de unidade de vez usa a transferência, não um segundo cadastro.
O que muda na cobrança
Seu plano com a Fitnos inclui uma cota de unidades, do mesmo jeito que inclui uma cota de alunos. Passando dela, cada unidade a mais tem um preço mensal, somado à sua fatura.
Nessa tela tem um cartão de uso pra Unidades e outro pra Alunos, mostrando quanto o plano inclui, quanto você está usando e, quando estoura, quanto isso custa por mês. É o lugar de conferir antes de abrir a unidade, não depois.
A medição é do fechamento, não do dia
O excedente é contado no fechamento do ciclo, com a foto de quantas unidades e quantos alunos estavam ativos naquela data. Cadastrar uma unidade e desativar dois dias depois não te livra da cobrança se o fechamento pegou ela no ar — e a fatura mostra a data em que a medição foi feita.
Se a conta do excedente ficou maior que a diferença pro plano de cima, é sinal de que a hora é de mudar de plano. A própria tela tem o botão pra pedir o upgrade.
Desativar uma unidade
Unidade fechada é desativada, não apagada — o histórico de vendas, presenças e matrículas dela continua existindo e continua aparecendo nos relatórios do período em que ela operou.
Antes de desativar, mude os alunos de lugar
Alunos vinculados a uma unidade desativada não somem, mas ficam órfãos de uma unidade que ninguém mais opera. Transfira quem continua treinando pra unidade que vai receber esse pessoal antes de fechar a antiga.