Se sua academia já funciona, você não vai digitar aluno por aluno. A importação lê uma planilha e cria os cadastros de uma vez — e, quando a planilha traz plano, vigência e contrato, cria junto a matrícula e as parcelas, tanto as já pagas quanto as que você ainda tem a receber.
Cadastre os planos antes
A coluna de plano da planilha é resolvida pelo nome do plano cadastrado no painel. Importar antes de montar o catálogo funciona, mas todo mundo entra sem matrícula — e aí sobra o trabalho de vender plano um por um depois.
Plano combo precisa da coluna de modalidades
Se o plano é do tipo "escolha 2 modalidades", a planilha tem que dizer QUAIS o aluno escolheu, separadas por ponto e vírgula (ex.: "Jiu-Jitsu; Musculação"). Sem isso a linha é recusada, de propósito: o único palpite possível seria liberar todas as modalidades do plano, e aí o aluno passaria a treinar o que a academia não vendeu.
Preparando a planilha
Aceita .csv, .xlsx e .xls, com até 5.000 alunos por importação. Base maior que isso você quebra em duas planilhas — não tem problema nenhum importar várias vezes.
Na tela de upload dá pra baixar a planilha modelo em dois formatos: Excel (.xlsx) ou CSV. O conteúdo é idêntico — escolha o .xlsx se for abrir no Excel, porque ele já abre em colunas separadas; o CSV depende de como o seu programa de planilha está configurado e pode aparecer tudo numa coluna só. Vale usar o modelo como referência mesmo que você já tenha um arquivo pronto: ele mostra o formato esperado de cada coluna.
- A primeira linha é o cabeçalho, com o nome das colunas. Cada linha seguinte é um aluno.
- Você não precisa renomear coluna nenhuma — o mapeamento é o próximo passo do wizard.
- Datas obrigatoriamente em DD/MM/AAAA (05/01/1998). Qualquer outro formato é rejeitado, inclusive o que o Excel mostra bonito na tela mas guarda como número.
- Valores em reais com vírgula decimal: 150,00.
- Método de pagamento tem lista fechada: pix, dinheiro, cartao_credito, cartao_debito, boleto ou outro — escrito exatamente assim, sem acento e sem espaço.
Data em formato errado é o erro nº 1
O sistema aceita só DD/MM/AAAA de propósito: 03/04/2026 é ambíguo entre 3 de abril e 4 de março, e adivinhar erraria a data de nascimento de metade da base. Antes de exportar, formate a coluna de data como texto no formato brasileiro.
Passo 1 — Enviar o arquivo
Escolha a unidade padrão
É a unidade em que o aluno entra quando a linha não diz outra coisa. Com uma unidade só, é só escolher ela e seguir.
Selecione o arquivo
O upload é imediato, antes de enviar o formulário. Se você errou o arquivo, é só selecionar outro.
Clique em Continuar
O painel lê o cabeçalho e abre a tela de mapeamento.
Rede com várias unidades
Se a planilha tiver uma coluna com o nome da unidade, mapeie ela: aí cada linha vai pra unidade que estiver escrita. O nome precisa bater com o cadastrado no painel — o que não bater cai na unidade padrão que você escolheu aqui.
Passo 2 — Mapear as colunas
Aqui você diz qual coluna da sua planilha corresponde a qual campo do Fitnos. O painel já chuta o mapeamento sozinho lendo os nomes do cabeçalho — ele reconhece variações comuns, como "celular" para telefone e "filial" para unidade. Confira o que ele preencheu e ajuste o que ficou errado.
Só dois campos são obrigatórios: nome do aluno e data de nascimento. Todo o resto pode ficar como "não mapeado" — com uma exceção, o nome do responsável, que passa a ser exigido nas linhas de aluno menor de idade.
Além dos dados de cadastro, dá pra mapear o que o aluno já contratou: plano, início e fim da vigência, e o método de pagamento. É o que transforma a importação numa migração de verdade em vez de uma lista de nomes.
E dá pra trazer o contrato inteiro, não só o mês corrente. Mapeando valor da parcela, dia do vencimento, total de parcelas e quantas já foram pagas, o Fitnos gera a cobrança de cada parcela — as pagas entram quitadas e as que faltam entram como a receber, já no lugar certo do financeiro.
É isto que decide se dá pra desligar o sistema antigo
Sem essas colunas, um aluno com plano anual em 12x entra com a vigência certa e nenhuma parcela a receber — as que faltam simplesmente somem, e você fica sem saber de quem cobrar. Quem tem contrato com prazo deve preencher total de parcelas e parcelas pagas.
Ao clicar em validar, cada linha é conferida uma a uma. O que o sistema recusa:
- CPF, e-mail ou CEP com formato inválido.
- Data de nascimento faltando, ou fora do formato DD/MM/AAAA.
- Aluno menor de idade sem o nome do responsável.
- Nome de unidade ou de plano que não existe no painel.
- Plano combo sem as modalidades escolhidas, ou com quantidade diferente da que o plano exige.
- Início ou fim de vigência em data inválida, e valor que não é número.
- Dia do vencimento fora de 1 a 31, ou parcelas pagas maior que o total de parcelas.
- Situação do aluno ou método de pagamento que o sistema não reconhece.
Passo 3 — Conferir e confirmar
A tela de confirmação mostra dois números lado a lado: quantos alunos estão prontos e quantos têm erro. Abaixo vem a lista das linhas com problema, com o motivo de cada uma, e um preview das primeiras 50 linhas já mapeadas.
Linha com erro é ignorada, não trava a importação
As linhas boas entram e as com erro ficam de fora, sem nada pela metade. Isso é uma vantagem — mas significa que ninguém vai te impedir de importar 480 alunos e esquecer os 20 que falharam. Se der erro em muita linha, o caminho certo é voltar, corrigir a planilha e subir de novo.
Confirmando, a barra de progresso mostra quantos alunos já entraram. Não feche a página no meio.
O que a importação cria
- O cadastro do aluno, com endereço e responsável legal quando esses campos foram mapeados.
- Um código de ativação do app, para todo aluno que veio com e-mail — o código é o que a recepção entrega depois pro aluno entrar no celular.
- Venda, matrícula e vigência, quando a linha traz plano e datas. Se o fim da vigência não vier na planilha, ele é calculado pela duração do plano a partir da data de início.
- As parcelas do contrato: as já pagas entram quitadas, e as restantes viram cobranças a receber, com o vencimento em cada mês. Parcela que já passou da data e não foi paga entra direto como vencida — o aluno inadimplente aparece devendo desde o primeiro dia, sem ninguém ter que lançar nada à mão.
Aluno sem e-mail não recebe código de ativação
Não é falha da importação: o app identifica o aluno pelo e-mail, então sem ele não há o que ativar. Esses alunos entram normalmente no painel e ganham o código quando alguém preencher o e-mail na ficha.
Importei duas vezes sem querer
Quem tem CPF na planilha está protegido: antes de criar cada aluno, o sistema procura o CPF na base e pula quem já existe, anotando no relatório o nome do cadastro que já estava lá. Rodar a mesma planilha de novo não duplica ninguém.
Sem CPF não existe essa proteção
A checagem de duplicado é feita só pelo CPF — nome igual não conta, porque homônimo é comum demais pra servir de chave. Planilha sem a coluna de CPF importada duas vezes gera dois cadastros de cada aluno, e aí a limpeza é manual.
Acompanhar e refazer
A tela de Importações lista tudo que já foi enviado, com o status de cada uma: aguardando mapeamento, aguardando confirmação, importando, concluído ou erro. Clicando no nome do arquivo você volta exatamente no ponto em que parou.
Uma importação parada no meio pode ser apagada da lista — isso remove só o registro do envio, nunca os alunos que já entraram. Para desfazer alunos importados, o caminho é o cadastro deles, um a um.
Quem pode importar
Dono, gerente e recepcionista. Professor não tem acesso à tela.