Receita sozinha não diz se a academia vai bem. O painel só consegue te mostrar resultado depois que você conta pra ele o outro lado da conta — e é isso que a tela de Custos faz.
Os dois tipos de custo
A diferença entre eles não é o valor, é como cada um se comporta no tempo — e errar isso desalinha o resultado de todos os meses seguintes.
- Fixo mensal — repete todo mês enquanto estiver vigente. Aluguel, salários, energia, internet. Você informa o valor mensal e o mês em que passa a valer; o mês final é opcional e fica em branco enquanto o custo continuar existindo.
- Eventual — uma despesa avulsa numa data específica. Conserto do ar-condicionado, compra de anilhas, ação de marketing pontual.
Cada custo pertence a uma unidade e tem uma categoria. A categoria aceita texto livre, mas o campo sugere uma lista — aluguel, salários, energia, água, internet e telefone, marketing, impostos, manutenção, materiais e outros. Vale usar as sugestões: categoria escrita de três jeitos diferentes vira três linhas que não somam.
Custo fixo é do dono, e só dele
Gerente enxerga a tela de custos mas não cadastra custo fixo — quem faz isso é o dono. Aluguel e folha são a estrutura de custo do negócio, não uma despesa de operação do dia.
Aumentou o aluguel? Não edite o custo antigo
Feche o custo atual com o mês final e cadastre um novo a partir do mês seguinte. Editar o valor faria o aumento retroagir a todos os meses anteriores, e o resultado do semestre passado mudaria sozinho.
Metas
Uma meta é um valor de vendas para uma unidade num mês. Simples assim — e é justamente por ser simples que ela funciona como combinado com a equipe.
Além do valor, dá pra definir dois patamares de bônus, em percentual sobre a meta: a Super Meta e a Ultra Meta. Uma meta de R$ 50.000 com Super Meta em 110% vira R$ 55.000. Os dois são opcionais — deixando em branco, existe só a meta.
A tela mostra o realizado contra o combinado, quanto ainda falta e quanto isso dá por dia pra chegar lá. Junto do recebido, ela também mostra o "a receber" do mês — o que já está vendido e ainda vai cair.
A meta mede dinheiro que entrou, não contrato assinado
O realizado é o caixa do período: parcelas pagas menos estornos já devolvidos. Uma venda anual em 12x não conta inteira no mês em que foi fechada — ela pinga nos 12 meses seguintes, uma parcela por vez. Isso muda como se combina meta com a equipe: quem vende em muitas parcelas demora a ver o número subir, e a parcela vencida não conta até ser paga.
A recepção também vê a meta
Quem vende contra o número precisa enxergar o número. A recepcionista acompanha a meta das unidades que atende — e só delas — sem poder editar nada. Definir e alterar meta continua sendo do gestor.
A necessidade diária conta só dia útil
O cálculo usa segunda a sexta, descontando os feriados cadastrados. É por isso que vale manter os feriados estaduais e municipais em dia: sem eles, a meta pede venda num dia em que a academia nem abre, e o número diário sai otimista demais.
Meta não é chute anual dividido por doze
Academia tem sazonalidade forte — janeiro e março não se parecem com julho. Meta igual todo mês vira meta ignorada em metade do ano: alta demais no mês fraco, baixa demais no mês forte. Vale olhar o mesmo mês do ano anterior antes de escrever o número.
O fechamento do mês
Com custos e metas cadastrados, o fechamento vira leitura em vez de cálculo. Uma sequência que funciona:
Baixe o que entrou
Antes de olhar qualquer número, confira em Parcelas a receber se tudo que foi pago no mês está marcado como pago. Parcela recebida e não baixada é receita que não aparece.
Lance os custos eventuais do mês
Os fixos já entram sozinhos; os eventuais dependem de alguém ter registrado.
Abra o Resultado por unidade
Vendido, taxas, líquido e custos, com o resultado no fim. É o número do mês.
Compare com a meta
Bateu, faltou quanto, e em qual unidade.
Olhe pra frente antes de fechar o assunto
Funil de renovação e alunos se afastando dizem como o mês que vem vai ser. O resultado conta o passado; esses dois contam o futuro.
Não confunda com a sua fatura da Fitnos
O que você paga pela plataforma não é um custo cadastrado aqui — ele vive em Configurações › Plano e cobrança. Se quiser que ele entre no resultado da academia, cadastre como custo fixo com o valor da assinatura.