São dois documentos, com naturezas diferentes. A política de privacidade é sua relação de tratamento de dados com o aluno, exigida pela LGPD, e vale igual pra rede inteira. O contrato de prestação de serviço é o combinado comercial de cada matrícula, e pode variar por unidade.
Sem a política, ninguém ativa a conta no app
O aluno que tenta ativar numa unidade sem política cadastrada recebe a mensagem de que a unidade ainda não configurou os documentos obrigatórios, e para por ali. É a pendência que mais gera ligação pra recepção nas primeiras semanas — e quem resolve é você, aqui. O contrato não trava a ativação: ele é do plano, e o aluno assina no app depois da venda.
Política de privacidade
Um texto só, pra toda a academia, escrito no editor da primeira aba. Ele aparece pro aluno no cadastro, com um aceite próprio.
O conteúdo é jurídico e é responsabilidade sua — o Fitnos guarda e exibe o que você escrever, não redige por você. Na prática, uma política de academia precisa dizer que dados você coleta, pra que usa, com quem compartilha, por quanto tempo guarda e como o aluno pede correção ou exclusão.
A visão geral das Configurações cobra revisão
O painel guarda a data da última alteração e, passados seis meses, marca a política como "Revisar". Não é obrigação legal com esse prazo — é um lembrete pra você não deixar o texto envelhecer calado enquanto a operação muda.
Contratos
A segunda aba é um catálogo: você cadastra um contrato por modelo de operação, normalmente um por CNPJ. Depois, cada unidade escolhe qual dos contratos usa — e várias unidades podem compartilhar o mesmo.
Com uma unidade só, isso é um contrato e uma escolha. Numa rede com franqueados e CNPJs diferentes, é o que evita ter um contrato duplicado por unidade só pra trocar o nome da empresa no cabeçalho.
Campos que se preenchem sozinhos
O contrato não é um texto morto: ao lado do editor tem um painel de campos dinâmicos, e clicar num deles insere um marcador no ponto do cursor. Quando o aluno abre o contrato no app, cada marcador vira o dado real dele.
Dá pra puxar, entre outros:
- Do aluno — nome, CPF, telefone, e-mail e data de nascimento.
- Do responsável legal — nome e CPF, quando o aluno é menor de idade.
- Da venda — plano contratado, frequência liberada, datas de início e término, valor total, forma de pagamento, número de parcelas e unidade.
- Do plano — as regras de trancamento, montadas a partir dos dias mínimo e máximo de congelamento.
- Da academia — nome, razão social e CNPJ.
- A data em que o aluno está assinando.
Campo sem dado vira espaço em branco, não erro
Aluno maior de idade não tem responsável legal, e o marcador do responsável simplesmente não escreve nada. Vale escrever o contrato prevendo isso — uma cláusula inteira de responsável num contrato de adulto fica estranha vazia.
O valor vem sem o "R$"
O campo de valor total entrega só o número formatado, tipo 199,00. É pra você poder escrever "R$ " fixo antes dele e controlar a redação da cláusula.
Quando o aluno assina
Os dois documentos aparecem pro aluno em momentos diferentes, e essa diferença explica quase toda dúvida sobre o assunto:
- Contrato — a cada venda de plano. Matrícula nova pede assinatura, e renovação também: é um período novo contratado, com datas e valores novos.
- Política de privacidade — só quando você muda o texto. Alterou a política, quem já tinha aceitado a versão anterior é chamado a aceitar de novo no próximo acesso.
Na ficha do aluno ficam os contratos que ele já assinou, com data e hora, e o painel também sinaliza quando existe assinatura pendente.
Editar o contrato não mexe no que já foi assinado
Cada assinatura guarda uma cópia do texto exatamente como o aluno leu naquele dia. Mudar o modelo vale das próximas vendas em diante — e é assim que tem que ser, senão uma correção de vírgula reescreveria retroativamente contrato de gente que assinou outra coisa.
Tirar um contrato de circulação
A lista mostra quantas unidades usam cada contrato e permite desativá-lo. Contrato inativo some da escolha das unidades e não afeta nenhuma assinatura antiga.
Desativar contrato em uso deixa venda sem contrato pra assinar
Unidade sem contrato ativo selecionado continua ativando conta normalmente — quem trava a ativação é a política. O que se perde é a assinatura: as vendas daquela unidade deixam de gerar contrato pro aluno aceitar, e é justamente o documento que sustenta o combinado comercial. Antes de desativar o modelo antigo, aponte as unidades pro novo.
Quem edita documentos
Dono e gerente. Recepção e professor não abrem essa tela — o texto que rege a relação com o aluno não é assunto de balcão.