A venda é o que dá vigência ao aluno e gera as parcelas a receber. Ela funciona como um carrinho: você monta o pedido com um ou vários itens, escolhe como foi pago e registra.
Passo 1 — Quem está comprando
A busca do cliente procura ao mesmo tempo entre clientes cadastrados e alunos, e o resultado diz qual é qual. Se a pessoa não existe em lugar nenhum, dá pra cadastrar ali mesmo, sem sair da venda.
Plano e pacote exigem um aluno, não só um cliente
Cliente é quem paga; aluno é quem treina. Muitas vezes são a mesma pessoa, mas nem sempre — a mãe compra, a filha treina. Se o carrinho tem plano ou pacote e o cliente escolhido não está ligado a nenhum aluno, o formulário avisa e não deixa concluir. Produto avulso não tem essa exigência.
Depois vem a unidade da venda. Ela decide o estoque que será consultado e em qual unidade a receita entra no relatório.
Passo 2 — Montar o carrinho
Três tipos de item, que podem conviver no mesmo pedido:
- Plano — cria a vigência e a matrícula do aluno.
- Pacote de check-ins — cria créditos de entrada, sem vigência.
- Produto — item físico do estoque, com quantidade.
É por isso que a matrícula com camiseta e garrafa sai numa venda só, em vez de três lançamentos separados.
Plano combo pede a escolha das modalidades
Se o plano estiver configurado como combo, ao adicioná-lo o formulário pede pra escolher quais modalidades aquele aluno vai levar, dentro da quantidade que o plano permite. Sem essa escolha o item não entra no carrinho.
Produto sem saldo não entra
A quantidade disponível já desconta o que você acabou de colocar no carrinho, e o botão fica bloqueado se passar do saldo daquela unidade. Se o produto existe na prateleira mas não no sistema, o problema é o estoque desatualizado — resolva lá, não force a venda.
Passo 3 — Desconto
Com o carrinho montado aparecem três opções:
- Sem desconto.
- Desconto no total — um abatimento sobre o pedido inteiro, em reais ou em percentual.
- Desconto por item — um valor diferente em cada linha do carrinho, útil quando só o produto entra em promoção.
Escreva o motivo
O campo é opcional e é o que separa "negociação no balcão" de desconto sem explicação quando o gerente olhar a venda daqui a três meses. Também é o que permite medir quanto a academia deu de desconto no mês — desconto embutido num preço menor não aparece em lugar nenhum.
Passo 4 — Pagamento
Escolha o método — Pix, Dinheiro, Cartão de Crédito, Cartão de Débito, Boleto ou Outro —, o número de parcelas, de 1 a 12, e a data de vencimento da primeira. As demais são geradas a partir dela, mês a mês, e o formulário mostra o valor de cada uma antes de você confirmar.
Registrando a venda, o sistema cria a matrícula com as datas de vigência, as parcelas e o contrato pendente de assinatura do aluno.
Renovação começa quando a atual acaba
Se o aluno já tem vigência ativa naquela modalidade, a nova venda não começa hoje: ela começa no dia seguinte ao fim da atual, já contando os dias que ficaram congelados. Vender a renovação com antecedência não faz o aluno perder nada.
Receber o pagamento
Registrar a venda não marca nada como pago — nem a primeira parcela. A baixa acontece na ficha do aluno, no histórico de pagamentos.
Cada parcela pendente tem um botão de registrar. Antes de confirmar, aparece a prévia do recebimento: valor bruto, quanto a operadora leva de taxa e quanto sobra líquido. Havendo várias parcelas pendentes na mesma venda, existe também o botão que baixa todas de uma vez.
Baixe no dia em que o dinheiro entrou
A parcela guarda a taxa vigente na data em que foi baixada, e é essa data que alimenta o relatório de resultado. Acumular baixas pra fazer "tudo no fim do mês" desloca receita de um mês pro outro e faz o dono comparar meses que não são comparáveis.
Errou a baixa?
O painel não tem um botão de desfazer recebimento isolado. Se você baixou a parcela errada, avise o gerente em vez de tentar contornar por outro caminho — a auditoria registra quem baixou e quando, e a correção é de quem responde pelo financeiro da unidade.
Errei a venda inteira
Valor digitado errado, plano errado, aluno errado, venda duplicada por duplo clique. Pra isso existe a anulação, na tela da própria venda — e ela é diferente do cancelamento de matrícula, que é pra quem desistiu e vem com pro-rata e multa.
Você pede, o gestor anula
Na venda, o seu botão diz "Solicitar anulação": ele manda o pedido pra fila de Solicitações e nada é desfeito até o dono ou o gerente da unidade aprovar. Dono e gerente têm o botão que anula na hora. Não é desconfiança — anular mexe em vigência, contrato, estoque e caixa de uma vez só.
O motivo é obrigatório, e vale escrever o que aconteceu de verdade. É ele que, três meses depois, separa um erro de digitação de um aluno que desistiu e teve a venda apagada por caminho errado.
Aprovada, a anulação desfaz tudo que saiu daquela venda:
- A vigência e a matrícula somem, e o aluno volta a ficar como estava antes.
- O contrato que estava pendente de assinatura é retirado — o aluno para de ser cobrado pra assinar.
- O produto volta pro estoque.
- O dinheiro já recebido vira estorno, e a parcela paga continua marcada como paga, na data original.
Venda já usada não anula
Se já teve check-in dentro daquela vigência, crédito de pacote consumido, congelamento, transferência ou troca de modalidade, a tela recusa e manda pro cancelamento de matrícula. Faz sentido: apagar a vigência apagaria a base de um check-in que aconteceu de verdade.
A venda anulada não some do histórico
Ela fica na lista marcada como anulada, com quem anulou, quando e por quê. É proposital — venda que desaparece é venda que ninguém consegue auditar depois.
Não redigite tudo: existe "Anular e relançar"
Quem anula direto tem um segundo botão que faz a mesma anulação e abre uma venda nova já preenchida com o carrinho, o cliente, a unidade, o desconto, o método, as parcelas e o vencimento da venda errada. Corrige o campo que estava errado e registra. Quem anulou antes e só depois foi relançar acha o mesmo caminho no link da venda anulada.
Relançar não é editar: é uma venda nova
Ela nasce com id próprio e puxa os preços do catálogo de hoje, não os da venda antiga. Se o plano mudou de preço no meio, o valor que aparece é o novo — confira antes de registrar. Editar venda lançada não existe no Fitnos, e não é esquecimento: valor, taxa, contrato e caixa já foram derivados da linha original.