Vender pra quem chega é a parte fácil do balcão. O que segura a academia de pé é o que acontece depois: renovar antes de perder, cobrar antes de esfriar e resolver a saída sem briga.
Renovação
Renovar é registrar uma venda nova do plano — não existe um botão "renovar" separado. A diferença é que o sistema entende sozinho que aquilo é uma continuação.
Você não escolhe a data de início
Se o aluno já tem vigência ativa na mesma modalidade, a nova começa no dia seguinte ao fim da atual, somando os dias que ficaram congelados. É por isso que vender a renovação uma semana antes não faz ninguém perder dia nenhum — e é por isso que não adianta esperar vencer pra "não atrapalhar".
Pra saber de quem falar, use o funil de renovação: ele separa quem vence nos próximos 30 dias de quem já venceu sem renovar.
Quem já venceu não é uma renovação, é uma recuperação
A conversa é outra e a chance é menor a cada dia. Se a lista de "venceu sem renovar" está crescendo, o problema não está nela — está na de "vence em 30 dias", que ninguém trabalhou a tempo.
Parcela em atraso
Parcela pendente vira vencida sozinha quando passa da data. Ninguém precisa marcar nada, e ninguém é bloqueado automaticamente por isso.
A tela abre com o total pendente e o total vencido lado a lado, e as abas separam por status. Cada linha mostra o aluno, a unidade, qual parcela é, o vencimento e há quantos dias está atrasada.
Quando o aluno pagar, a baixa é a mesma de sempre: na ficha dele, no histórico de pagamentos, com o botão de registrar na parcela correspondente.
Pagou diferente do combinado?
Se o aluno quitar duas parcelas de uma vez, baixe as duas — existe o botão que registra todas as pendentes da venda em um clique. Não junte tudo numa parcela só nem invente um lançamento: o total precisa continuar batendo com o que foi vendido.
Atraso não trava o acesso do aluno
O que trava o check-in é a vigência ter acabado, não a parcela ter vencido. Aluno com plano válido e parcela atrasada continua entrando — se a sua academia quer tratar isso diferente, é decisão de política, resolvida na conversa, não no sistema.
Estorno
Estorno é dinheiro que volta pro aluno, e ele nunca nasce sozinho: ele é gerado por um cancelamento de matrícula. Quando a conta do cancelamento mostra que o aluno pagou mais do que usufruiu, o sistema registra o valor a devolver — em parcela única ou parcelado, conforme foi escolhido no cancelamento.
Isso não é da recepção
A tela de Estornos é de dono e gerente, e diz isso na cara de quem abre. Cancelar matrícula, quando feito por quem não é gestor daquela unidade, também não executa na hora: vira uma solicitação pra aprovação. Se um aluno pede cancelamento com devolução no balcão, o seu papel é registrar o pedido e chamar quem decide.
O que ajuda saber pra responder o aluno: a devolução não é do valor cheio. Desconta-se o que ele já usufruiu do plano, proporcional aos dias, e aplica-se a multa da academia sobre a parte não usufruída. Às vezes o resultado é o contrário — o aluno é quem ficou devendo.
Enquanto o estorno não é pago, ele fica como pendente na fila, com data de vencimento. Quem marca como pago é o gestor, depois que o dinheiro sai de verdade.
Em resumo
- Renovação — você faz, e o sistema encadeia as datas sozinho.
- Cobrança de parcela vencida — você faz, e a baixa é na ficha do aluno.
- Cancelamento com devolução — você registra o pedido, o gestor decide.
- Marcar estorno como pago — não é sua tela.