Matricular alguém são três coisas, e é comum parar na primeira. Cadastrar cria a pessoa no sistema; vender é o que dá a ela um plano e uma vigência; ativar é o que coloca o app no celular dela. Aluno cadastrado e não vendido não tem acesso a nada — ele aparece na lista sem plano e ninguém entende por quê.
Passo 1 — Cadastrar a pessoa
Quatro campos são obrigatórios, e cada um por um motivo diferente:
- Nome completo — é como ele aparece em toda tela e em todo contrato.
- CPF — é a chave que impede cadastro duplicado. O sistema recusa CPF já usado por outro aluno. É o único dos quatro que tem exceção: na faixa infantil ele vira opcional.
- Data de nascimento — decide a faixa etária do aluno e, com ela, se ele tem login próprio e se o responsável é obrigatório.
- Unidade principal — decide em qual lista ele aparece e qual equipe consegue enxergá-lo.
E-mail não é obrigatório, mas sem ele não existe app
Pro aluno que tem login próprio, o e-mail é o login dele. Cadastro sem e-mail funciona pro balcão e trava o app: não há como gerar acesso. Se a pessoa não lembra o e-mail na hora, cadastre e volte depois — mas volte. Criança da faixa infantil é o caso em que isso não se aplica: ela não tem login, e quem acessa é o responsável.
Endereço e foto são opcionais. Vale preencher o endereço mesmo assim: é o que permite mandar correspondência, e o CEP preenche o resto sozinho.
Aluno menor de idade
Ao informar uma data de nascimento de menor de 18, aparece o bloco do responsável legal, com o nome obrigatório. Parentesco, telefone, CPF e e-mail são opcionais — mas o CPF do responsável é o que permite o contrato puxar o dado dele automaticamente, e o e-mail é o que vai dar acesso ao app pra ele. Se o responsável também é aluno da casa, o sistema avisa e mantém os dados dele no cadastro próprio, sem duplicar.
As três faixas etárias
A data de nascimento não decide só se existe responsável: ela decide como aquele aluno entra no app. São três faixas, e a academia configura onde ficam as fronteiras — o padrão é até 10 e de 11 a 17.
- Faixa infantil (padrão: até 10 anos) — não tem login próprio, não precisa de e-mail e o CPF é opcional. Quem agenda, acompanha e assina é o responsável, pelo app dele.
- Faixa juvenil (padrão: 11 a 17) — tem login próprio, como qualquer aluno, mas ele só é liberado depois que o responsável assinar o contrato no app. O responsável continua enxergando tudo em paralelo.
- Adulto (18+) — o fluxo de sempre. Adulto não tem responsável, e ninguém age por ele.
"O responsável precisa assinar o contrato antes"
É a mensagem que aparece quando você tenta gerar o código de ativação de um aluno da faixa juvenil e o responsável ainda não assinou. Não é erro do seu cadastro: a ordem é ativar o responsável primeiro, ele assina no app dele, e só então o código do aluno pode ser gerado. Na faixa infantil o código nem chega a existir — não há login pra ativar.
Por que o CPF da criança é opcional
CPF identifica, não autentica — e criança nascida antes de 2017 pode simplesmente não ter. Na faixa infantil, o que identifica o aluno é o vínculo com o responsável. Se ele existir, preencha; se não, siga sem.
Veio de uma aula experimental?
Se a pessoa já estava cadastrada como lead, converta ela a partir do funil em vez de cadastrar do zero. O nome e o telefone vêm preenchidos e o histórico do lead continua ligado ao aluno — cadastrar por fora quebra essa ligação e a origem da matrícula se perde.
Passo 2 — Vender o plano
Cadastro salvo, o aluno ainda não tem vigência. Quem cria isso é a venda — ela gera a matrícula, as datas de início e fim, e as parcelas a receber.
O passo a passo da venda em si tem artigo próprio nesta trilha. O que importa saber aqui é que ela é obrigatória: sem venda, o aluno fica com a situação "sem plano", não consegue fazer check-in e não recebe contrato pra assinar.
Passo 3 — Entregar o acesso ao app
Na ficha do aluno, em Opções, existe a ativação do aplicativo. Ela gera um código de 8 caracteres com um QR Code ao lado.
Gere o código
A tela mostra o código, o QR e até quando ele vale.
Entregue pro aluno
Ele pode escanear o QR na sua tela ou digitar os 8 caracteres. O botão de copiar ajuda quando você vai mandar por mensagem.
Se expirar, gere outro
É um clique, e o código antigo deixa de valer na hora.
O código não usa I, O, zero nem um
É de propósito, pra ninguém confundir letra com número ao ditar por telefone. Se o aluno leu um desses, ele leu outro caractere.
Aluno trocou de celular não precisa de código novo
Ele só entra com e-mail e senha no aparelho novo. O código serve pra primeira ativação. Desvincular o dispositivo — que obriga a refazer tudo — é ação de dono ou gerente, e só faz sentido quando o aluno perdeu o acesso ao e-mail cadastrado.
Quando quem entra no app é o responsável
Aluno menor tem um segundo botão na ficha, ao lado do de ativar o aplicativo: o do acesso do responsável. Ele gera um código próprio, do mesmo jeito — e é ele que a criança da faixa infantil usa, porque ela mesma não tem login.
Gere o código do responsável
Na ficha do aluno, em "Ativar acesso do responsável". O código é dele, não da criança.
Ele instala o app e ativa
Na tela de entrada, o responsável toca em "Ativar acesso do responsável" e informa o código — é um caminho diferente do que o aluno usa.
Ele assina o contrato pelo dependente
O contrato da venda aparece pra ele assinar em nome da criança. É o que a lei exige de quem é menor, e é o que libera o acesso do aluno da faixa juvenil.
É o mesmo app, sem versão reduzida
O responsável usa o app normal, com um seletor pra escolher de qual dependente ele está cuidando. Se ele também treina na academia, é a mesma conta nos dois papéis — não são dois cadastros nem dois logins.
O vínculo de família quem aceita é o aluno
Separado disso, existe o vínculo entre alunos adultos da mesma família. O balcão cria o convite, mas ele só vale quando a outra pessoa aceita no app dela — os dois lados precisam concordar, e é só leitura. Ninguém passa a agir pelo outro por causa desse vínculo.
Conferindo se ficou tudo certo
Antes de dar a matrícula por encerrada, olhe a ficha do aluno e confira:
- A situação está "Em dia", não "Sem plano".
- Aparece a vigência com data de início e de fim.
- As parcelas foram geradas, com a primeira já baixada se ele pagou na hora.
- O contrato consta como pendente de assinatura — ele assina no app.
- O código de ativação foi entregue.
O contrato pendente é normal, e some sozinho
Toda venda de plano cria um contrato pra assinar. Ele fica pendente até o aluno abrir o app e aceitar — ou, sendo menor de idade, até o responsável assinar por ele. Não é erro do seu cadastro, e não tem como assinar pelo painel no lugar de ninguém.