Vender é a parte fácil. O que separa um sistema que ajuda de um que atrapalha é o que acontece quando o combinado muda no meio — o aluno vai viajar, desiste, ou passa o plano pro irmão. São três operações diferentes, e escolher a errada custa dinheiro.
Congelamento — pausar sem perder
Congelar suspende a vigência por um período e empurra o vencimento na mesma medida. O aluno não treina nesses dias e não perde nenhum deles. É a operação certa pra viagem, lesão, gravidez, período fora da cidade.
As regras vêm do plano: o máximo de dias é um saldo da matrícula inteira, e o mínimo é a duração mínima de cada congelamento. Plano com máximo zerado simplesmente não permite congelar, e o botão nem aparece.
O aluno pode pedir pelo app
Congelamento criado pela recepção já nasce aprovado. Pedido pelo aluno no celular entra como pendente na fila de Solicitações, esperando alguém aprovar ou recusar — e o menu mostra quantos estão parados lá.
Pra encerrar antes do previsto, é só descongelar. Congelamento que ainda nem começou é simplesmente apagado, sem consumir dia nenhum do saldo.
Descongelar antes do mínimo é do dono ou do gerente
Se encerrar agora deixaria o congelamento mais curto que o mínimo do plano, a recepção é bloqueada com a data a partir da qual dá pra encerrar. Dono e gerente conseguem autorizar mesmo assim — é a única exceção do sistema a essa regra, e ela existe pra que o balcão não decida sozinho furar a política que você escreveu.
Cancelamento — encerrar e acertar as contas
Cancelar encerra a matrícula e calcula o acerto. A tela mostra a conta inteira antes de você confirmar, plano por plano:
- Dias totais do plano e quantos o aluno já usufruiu.
- Valor usufruído, calculado proporcionalmente aos dias.
- Multa, aplicada em cima da parte NÃO usufruída — não sobre o valor total.
- Total já pago pelo aluno.
Do encontro desses números sai uma de três situações: um valor a estornar pro aluno, um saldo devedor que ele ainda deve, ou nada a acertar dos dois lados.
Havendo estorno, você escolhe a forma e se ele sai em parcela única ou parcelado. O estorno é registrado como pendente — o pagamento em si você faz por fora, e o sistema guarda o compromisso.
Cancelamento é irreversível
A própria tela avisa. Não existe desfazer: um cancelamento feito por engano só se corrige com uma venda nova, e o histórico fica com os dois registros. Vale conferir a conta antes de confirmar, principalmente o valor de estorno.
A recepção pede, o gestor aprova
Cancelamento feito por quem não é dono nem gerente daquela unidade não executa na hora: vira uma solicitação na fila, com o mesmo tratamento dos pedidos de transferência e de troca de modalidade. É o que evita cancelamento com estorno saindo do balcão sem ninguém olhar.
O percentual de multa é uma configuração da sua academia, definida junto com a Fitnos, e aparece escrito na própria tela de cancelamento — sempre em cima do valor não usufruído.
Transferência — passar o plano pra outra pessoa
Aqui mora a confusão mais comum: transferir NÃO é mudar o aluno de unidade. É passar os dias restantes de um plano pago pra um outro aluno.
A tela lista os planos do aluno com o período e quantos dias sobram em cada um, já descontando os dias congelados. Você escolhe qual plano transferir e pra quem — buscando um aluno existente ou cadastrando o destinatário ali mesmo. O motivo é opcional, mas vale escrever: daqui a seis meses ninguém lembra por que aquele plano mudou de dono.
Antes de confirmar, o painel escreve a frase inteira do que vai acontecer — quem transfere quantos dias de qual plano pra quem.
Aluno mudando de unidade é outra coisa
Pra isso você edita a unidade principal na ficha dele. O cadastro é o mesmo, o histórico continua inteiro, e ele passa a aparecer nas listas da unidade nova.
E trocar de modalidade dentro do mesmo plano
Existe uma operação separada pra isso, em Opções › Trocar Modalidade na própria ficha, pro aluno que quer sair do muay thai pro jiu-jitsu sem cancelar nada. Também é de dono e gerente.
Qual usar
- Vai voltar depois de um tempo — congelamento.
- Não vai voltar e tem acerto a fazer — cancelamento.
- Não vai voltar mas alguém assume o plano dele — transferência.
- Continua treinando, só em outra modalidade — troca de modalidade.
- Continua treinando, só em outra unidade — edição da unidade principal na ficha.
O aluno some sozinho, sem nada disso
Quem simplesmente para de pagar não é cancelado por ninguém: o plano vence, e depois de um prazo que você define ele vira "Sem Plano" e depois "Inativo". Esses prazos ficam em Configurações › Operação › Regras de status do aluno e mudam só o rótulo — não cobram nada nem cancelam nada. Quem some assim aparece no relatório de alunos inativos, que é a lista de quem dá pra trazer de volta.